A Personal Organizer convidada de hoje é Ângela Maria da Silva, administradora de empresas com especialização em recursos humanos e certificada pelo Método Reorganize. Maria Angela é especialista em organização personalizada de ambientes residenciais, escritórios, documentos, fotos físicas e digitais e hoje dará dicas de como organizar documentos.
Você Já precisou com urgência de um documento e não encontrou? Pagou uma conta com juros porque não sabia onde ela estava no dia do pagamento?⠀
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A organização das contas e documentos trazem economia financeira, evita a perda de tempo e o estresse.
Se você identificou que precisa por em ordem as suas contas, documentos e toda papelada, já é um bom começo! Se for a sua primeira vez organizando os papéis, terá um pouco mais de trabalho, mas irá valer a pena, eu garanto! O importante é criar a rotina de organização e mantê-la.
Primeiros passos
Comece fazendo uma busca de papéis em cada cômodo. Não se esqueça de olhar nas gavetas e dentro dos armários! Junte tudo que estiver espalhado e separe para avaliar.
Identifique o que pode ser descartado e separe os que precisam ser guardados. Analise cuidadosamente para guardar apenas o que é realmente importante e necessário.
Crie categorias para agrupar os documentos de acordo com a sua necessidade. Por exemplo: seguros (carro, casa, vida), documentos da casa, documentos do carro, bancos (contas bancárias, investimentos), registros médicos e exames, diplomas e certificados, contas pagas (cartões de crédito, luz, água, telefone, etc.) contas a pagar.
Uma boa ideia é ter uma pasta identificada e de cor diferente para os documentos pessoais de cada membro da família. Isso vale para o seu animalzinho de estimação também! E caso seja empreendedora, não deixe de organizar os documentos da sua empresa!
Hora de guardar tudo
Após a separação por categoria, é hora de arquivar! Isso pode ser feito em arquivos, pastas, caixas, gavetas, etc. O importante é que seja a forma mais fácil e prática para você manusear.
Mantenha a pasta de contas a pagar em um local de fácil acesso, para estar sempre à mão (pode ser uma pasta sanfonada – aquelas com 12 divisórias, uma para cada mês do ano). Você também pode criar uma tabela no Excel para controlar melhor seus vencimentos.
Para auxiliar na manutenção e facilitar na hora da procura, identifique com etiquetas cada pasta ou caixa.
DICA: Por quanto tempo você deve guardar seus documentos/comprovantes de pagamento?
• 1 ano após o término da vigência: contratos de seguro.
• 1 ano (até o pagamento do ano seguinte): IPVA.
• 3 anos: Aluguel (contratos e declarações).
• 5 anos: Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF), contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais, cartões de crédito, mensalidade escolar, cursos livres, condomínio, planos de saúde, pagamento de empregados domésticos.
• Guardar permanentemente: documentos pessoais, certidões, passaporte, escrituras, carnês do INSS, testamento.
• Notas fiscais e garantias: devem ser guardadas pelo prazo da garantia.
• Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU): enquanto você estiver morando na residência.
SUPER DICA: A Lei nº 12.007 de 29/07/2009, que trata da Guarda de Documentos, veio para facilitar a vida dos consumidores na hora de guardar comprovantes das contas pagas. A lei obriga as prestadoras de serviço público e privado a emitir uma vez por ano um resumo dos pagamentos efetuados. Dessa forma, os comprovantes da conta de luz, água, telefone, gás, por exemplo, de um ano inteiro vão ser substituídos por um só. É a declaração de quitação anual. As prestadoras de serviço terão que mandar para os clientes, que pagaram tudo certinho, uma declaração de quitação anual, até maio do ano seguinte. Você vai trocar 12 papéis por apenas um.
Ângela Maria da Silva
Personal Organizer, certificada pelo Método Reorganize. Especialista em organização personalizada de ambientes residenciais, escritórios, documentos, fotos físicas e digitais.
